Как улучшить производительность и эффективность бизнес-процессов

Производительность и эффективность бизнес-процессов —ключевые факторы для любого предприятия, так как они напрямую влияют на его успех и прибыльность. Если рабочие механизмы не оптимизированы, то предприятие может столкнуться с задержками в выполнении проектов, увеличением затрат и потерей клиентов. В то же время, хорошо отлаженные процессы позволяют ему использовать свои ресурсы максимально продуктивно, повышать качество услуг и быстро удовлетворять потребности клиентов.

Эти два показателя вместе отражают соотношение трудовых затрат и полученного результата и достаточно сильно влияют на то, насколько успешно будет развиваться компания или предприятие.

Производительность означает скорость и количество продукции, которую предприятие производит в единицу времени. Это может быть сумма продуктов или услуг, которые оно выпускает за день, неделю или месяц. Высокая производительность означает, что оно может обрабатывать больше заказов и увеличивать свой доход.

С другой стороны, эффективность означает, насколько хорошо предприятие использует свои ресурсы, чтобы достичь поставленных целей. Например, если оно производит большое количество продуктов, но при этом тратит много времени и денег на ненужные задачи, то его эффективность может быть низкой. Высокий показатель означает, что предприятие максимально действенно использует свои ресурсы, чтобы достигать поставленных целей при минимальных затратах.

Рассмотренные аспекты позволяют оптимизировать бизнес-процессы, увеличить производство продукции за единицу времени и качество работы, снизить издержки и повысить конкурентоспособность фирмы.

Не имеет смысла применять новые и популярные идеи и технологии, системы для преодоления сложностей и периодов стагнации в компании. Необходимо предварительно провести анализ.

В основу исследования мы берем систему Элияху Голдратта, который разработал теорию ограничения систем (ТОС). Подход теории основан на том, чтобы найти ограничение системы и управлять им так, чтобы увеличить эффективность достижения поставленных целей. Например, рост прибыли и ускорение ее генерации.

Применение методики анализа по теории ТОС помогает выявить, где именно происходит снижение скорости достижения задачи и подобрать подходящее решение для ускорения.

Например, консалтинговая фирма может столкнуться с узким местом в своем сервисе, если у нее не хватает опытных консультантов для выполнения проектов. В этом случае компания упирается в ограничение скорости выполнения проектов и неспособность принимать больше заказов. Чтобы решить эту проблему, ей необходимо наладить систему обучения и развития своих сотрудников, чтобы повысить квалификацию и количество опытных консультантов. Это позволит увеличить скорость выполнения проектов и принимать больше заказов.

Однако, мы полностью преобразовали теорию Э. Голдратта. Применяем модифицированной подход ТОС только для компаний, которые оказывают услуги. Обучаем наших клиентов решать проблему маркетинга, двигаясь из принципа узких горлышек. Наши бизнес-коучи помогают увидеть конкретные узкие места в бизнесе и решения для результативного управления. Находим, решаем подходящим способом и потом двигаемся к следующему. Подобным образом двигаемся дальше и расширяем понемногу все процессы, которых всего пять. Это путь к стремительному росту продуктивности.

Обучаем мы этому наших бизнес-коучей на программе «Катализатор», куда также приходят руководители бизнеса и предпринимали.

В любой компании независимо от специализации есть сферы, с которыми прекрасно справится искусственный интеллект. Например, звуковой помощник автоматизирует обработку голосовых запросов клиентов, отвечает на их вопросы и решает проблемы. Внедрение автоматизации позволяет освободить сотрудников от выполнения рутинных операций и сфокусироваться на творческих задачах и генерации креативных идей, которые напрямую связаны с ростом прибыли предприятия.

ИИ можно задействовать в автоматизации бизнес-процессов и повысить продуктивность работы в разных сферах:

Анализ данных. AI анализирует большие объемы данных и выделяет из них важную информацию. Это поможет принимать решения, оптимизировать производственные процессы и улучшить качество продукции.

Прогнозирование. Искусственный интеллект способен прогнозировать спрос на товары или услуги, а также вычислять вероятные риски и проблемы в бизнесе.

Роботизация. AI помогает автоматизировать рутинные задачи и операции, такие как обработка документов, классификация информации и мониторинг производственных процессов.

Контроль качества. ИИ применяют для контроля качества продукции и выявления дефектов на ранних стадиях производства.

Управление ресурсами. ИИ применяют для оптимизации расходов на ресурсы, такие как энергия, топливо и сырье.

Все эти примеры демонстрируют, как искусственный интеллект может быть задействован в повышении результативности работы и автоматизации бизнес-процессов во многих сферах деятельности, что приведет к росту продуктивности и конкурентоспособности предприятий.

Клиенты и энергия владельца фирмы также находятся в фокусе влияния управляющего, но, когда бизнес-коучи работают с компанией, то подавляющую часть времени они проводят, встречаясь с персоналом.

Коучи владеют необходимыми приемами работы с командой, помогают определить все то, чем не удовлетворены сотрудники. Мы убеждены, что без бизнес-коуча невозможно выстроить такую динамику.

У коучей есть компетенция — увидеть слабые места в команде, в маркетинговой стратегии, в продукте, сплотить команду и выстроить заново процесс с помощью владельца.

В связи с развитием навыков и компетенций каждого члена команды, необходимо упомянуть здесь о важности создания культуры. Она не только транслирует ценности, миссии и большие идеи бизнеса, но и дает четкие инструкции и описание многих шагов от найма работника и его адаптации, до его увольнения, мотивации или создания KPI. Именно коучинговый подход в управлении помогает сформировать культуру, директивный не принесет результата.

Внутренняя культура отражается в тех, кого руководитель нанимает и взращивается в тех, кто уже работает в команде. Поэтому уже на начальном этапе либо сразу нанимаются люди, которые соответствуют культурным кодам и ценностям, либо их постепенно взращивают в уже работающей команде.

Например, для нас автономность сотрудников — это один из культурных кодов. Люди сами проявляют интерес к тому, что происходит внутри отделов. Они самоорганизуются и проводят встречи между руководителями разных отделов, чтобы синхронизировать все этапы предстоящего запуска.

Владелец предприятия должен ясно передавать принципы, приоритеты, ценности и его ожидания от команды. Люди не должны пребывать в неведении. Каждый член команды должен знать стратегические задачи, чтобы понимать, чем руководствоваться в своей работе. Поэтому должна быть встроена коммуникация на разных уровнях. В противном случае команда будет разобщена, остановится рост и развитие бизнеса.

После проведения оптимизации необходимо оценить результативность внедренных изменений, чтобы перейти к поиску и решению следующего узкого горлышка. Еще на этапе планирования целей определяют показатели для изменения эффективности. Также просчитывают, какие результаты в финансовом выражении могут быть достигнуты при осуществлении цели и как они взаимосвязаны. Затем на основе показателей и связей оценивается итог.

Для отслеживания изменений уровня оптимизации используют различные методы и инструменты. Например, ключевые показатели эффективности (KPI) — это числовые показатели деятельности, которые отображают успех или неудачу в достижении целей предприятия. Например, в товарной нише KPI исчисляется в количестве продаж за час/сутки, сколько продано товара за сутки и т. д. Метрики показывают результативность изменений в бизнес-процессах.

Другой способ — анализ данных, для сбора и подсчета которых используют программное обеспечение. Также собирают обратную связь от клиентов и сотрудников, чтобы понять, как изменения влияют на опыт пользователей и удовлетворенность персонала. Еще один метод — регулярные встречи всей команды, на которой обсуждаются достижения, какие действия привели к этому и какие пути планируются, чтобы еще усилить эти показатели.

В нашей компании на таких встречах мы не обсуждаем провалы. Напротив, мы говорим и планируем наше будущее. В этом также проявляется коучинговый стиль управления. Такие встречи формируют команду. Обсуждение прошлых неудач происходит на уровне топ-менеджеров.

Оптимизация бизнес-процессов позволяет повысить продуктивность работы предприятия в любой нише, улучшить качество продукции или услуг, уменьшить издержки и снизить риски. Это в свою очередь может привести к увеличению прибыли, улучшению репутации компании, укреплению ее позиций на рынке и масштабированию.

Другие статьи